企业能否给外单位人员报销费用?

时间: 2016-11-28 17:17:28 来源: 北京国税  网友评论 0
  • 有时,外单位人员会来本公司工作,比如:母公司审计人员、事务所律师、设备供应商维修人员、评审会专家、咨询顾问等等,他们的补贴、费用该如何发放和报销呢?

导语

有时,外单位人员会来本公司工作,比如:母公司审计人员、事务所律师、设备供应商维修人员、评审会专家、咨询顾问等等,他们的补贴、费用该如何发放和报销呢?


正确办税,要求正确区分补贴与费用。


所以,简单说,补贴是“雇主↔雇员”的关系,费用是“购买方↔销售方”的关系。


基于以上认识,可以得出一个结论:“公司无法给非雇员支付补贴。”这一结论实际上等同于:“公司无法给非雇员支付工资”。

如果外单位人员来本公司公干,如果不能够构成“雇佣”关系,则不能支付补贴。

与补贴相反,费用实质上是公司自己的支出,只不过可能是公司直接支付给服务提供方,也可能是通过自己的员工、通过外单位人员代为消费服务、支付费用。虽然服务具体是由个人消费,但其消费的目的,依然是为了公司的工作。

这样可以得出结论,如果外单位员工的相关费用开支是替公司开支的——这一般由合同来进行证明——则公司完全可以直接报销此类费用。


例如:根据协议,律师事务所派律师为本公司处理某诉讼纠纷,除向律所支付服务费外,还承担律师取证工作中的交通、住宿、工作餐费用,由律师凭发票据实报销,或者由公司直接安排。同时,按每日100元的标准向律师支付补贴。

上述各项费用、补贴,如何区分?是否涉及个税?如何核算?需要什么票据?

首先,向律所支付的服务费,它是正常的法律服务费用开支,由律所提供增值税发票。其次,律师的交通费与住宿费,由于合同约定此费用由客户承担,并且这类费用是基于公司业务的实际情况与客户的实际需求产生的,由客户承担更为合理,并且符合商业惯例,所以作为公司的差旅费据实报销是正确的。

此时,律师提供的发票可能是公司台头,也可能是其个人台头,都不影响费用的列支。实际上也不影响企业所得税扣除。因为前面的分析已经可以看出其费用的实质。但是,如果是增值税专用发票,不是公司台头就无法抵扣进项。

那么工作餐呢?这个要具体分析。一般所谓工作餐,其实就是一日三餐,属于再生产劳动力的范畴,应由个人承担。如果此工作餐是工作中的加班餐、误餐,则属于公司的开支,这就可以在管理费用中列支了;如果是招待性质的餐费,则可以在招待费中列支了。

严格说来,会计在报销时,无法仅凭一张餐饮发票,就能辨别费用能否列支、列支于哪个项目,而必须要获取其它的证据,以证明费用的用途。

同理,未来税务检查人员查到此费用时,如果没有其它证据,只有餐饮发票,则检查人员也无法确认费用的真实开支用途。按《征管法》的规定,此类无法准确核算的支出,检查人员可以基于自己的职业判断进行核定。

这种情况下,实务中大多数稽查人员的认定是:“一律作为招待费列支。”他们作此认定,是于法有据的。你没有证据,他当然可以核定。

以上是交通、住宿、餐饮费用的列支情况。


现在分析每人每天100元的补贴。

这个补贴是万万无法列支的,因为律师不是公司员工,也不符合公司员工定义,所以公司无法向律师支付补贴。

如果这笔钱真的支付了,又该如何入账呢?

站在律师的角度就一目了然了。律师提供了法律服务,取得100元收入,“服务+收入”,显然是增值税应税收入,应该提供服务发票。

作为咨询服务费理解是最为合理的。即,要么作为律师事务所的服务费,即理解为由公司支付给律所、律所可以作为补贴或工资支付给律师。当然,也可以理解为直接支付给律师的、额外的服务费(小费)。

作为服务费处理,当然律所或者律师,就会产生相应的增值税、所得税纳税义务,需要提供增值税发票了。

所以,这笔补贴,需要凭增值税发票列支。如果律所或者律师没有交税、没有开票,则他们构成违法和少缴税。如果公司凭自制凭证列支,构成“应该取得但未取得合法作证”。

 


明白了以上关于补贴和费用的关系,我们可以进一步澄清一些广泛存在的涉税误区。

例如,不少会计人员和税务人员,会有这样的认识:公司不能为外单位员工报销费用;不是公司台头的发票,不能报销。

我们知道,增值税专用发票抵扣时,必须要求公司名、税号与公司一致,这是抵扣系统的要求,也是税务总局的要求。但除此之外,会计上、企业所得税上,并没有类似的要求。

不能简单从发票类型、或者发票台头上,就断言能否报销,这样的断言要么是不负责任的简单化理解,要么是对税收征管的误解。能否列支,必须从业务实质上理解。

来源:北京国税


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本文来源:北京国税 作者: (责任编辑:七夕)
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