供应链上采购管理信息化的发展与应用

　　3．采购管理信息化的第三阶段

　　企业资源规划ERP阶段：ERP从20世纪90年代开始一直到沿用至今，该阶段的采购信息化管理进入了大面积的普及阶段，ERP已逐渐被众多的企业所接受，并普遍采用ERP来完成对采购业务的管理。此时的市场竞争已经相当的激烈，一方面在市场上随着业务外包的不断增多，采购的目标已从单纯的物资扩大到了非实物对象，企业对采购业务除了即“采”又“购”之外，还增加了许多功能与流程，如：对供应商的供货质量进行严格的控制：接收货物时在流程中设定了免检与非免检的子流程，免检的货物必须要事先进行不同等级的认证，而非免检货物如时无法通过质检要求，在系统中就无法接收入库；对供应商进行了某些指标的评估（如质量、价格和交货时间三项指标）；对采购成本的控制也有所加强，以及增加了许多业务执行过程中的策略（如仓库作业业务的出入库策略与盘点策略）；等等。

　　ERP已不再是以生产为中心的系统，它对企业各项业务进行了较全面的管理，采购系统则成为ERP的一个模块或子系统、与其他如生产、财务、销售与分销、质量控制、HR等子系统集成为一个整体，共同发挥作用，特别是将企业的采购业务与企业内部的生产制造以及财务业务紧密联接，形成了业务互联的统一体。

　　这时的采购信息化覆盖几乎所有企业内部关于采购的业务，管理包括了对采购物资在时间、数量和质量上的确定，如：①采购订单的申请、审核、批准全部流程的管理，②生成采购订单并选择供应商，③采购订单状态与进度的查询、处理和监控，④货物的接受、质检与校验，⑤供应商质检的认证、免检与监督，⑥出入库作业流程，⑦库存分类，⑧批次（batch）处理，库存成本管理，⑨仓库作业管理，⑩发票检查和确认、过帐至财务系统（财务向供应商支付货款），⑾以及与采购相关的业务等。采购订单可以利用系统中已有的数据生成，这可以减轻数据输入的工作量和尽量减少发生错误的可能性，并保证数据的一致性，而所有管理是根据工作流的进程由系统自动触发。

　　4．采购管理信息化的第四阶段

　　ERP＋电子采购e-Procurement阶段：从20世纪90年代后期一直至今。90年代后期，由于市场竞争更加激烈，企业必须从更宽广的范围内获取更物美价廉的资源，因此人们已不仅仅局限在本土获得资源，而是将眼光拓展到了全球范围，因此采购要有全球化的视野，才能有效发掘出更具竞争优势的货源。新形势与新思维引导企业开始了国际化的采购观，突破了闭锁的地域观念。

　　这时，Internet的出现和开始应用，也为人们创造了跨时空与跨地域采购的机会，开启了e-Procurement的应用。逐渐地，越来越多的企业开始利用e-Procurement，使许多企业形成了由ERP“主内”（做后台处理），e-Procurement“主外”（做前台处理）的局面，即在企业内部的采购业务管理采用ERP来完成，而在外部、特别是资源的寻找和跨地域的交易则采用e-Procurement来完成。

　　作为采购后台业务处理的ERP仍然承担了前一阶段中的业务处理任务，由于ERP是面向事务的管理，它更多的是立足与业务的执行层（内部采购流程的作业与业务管理）和部分战术层（如确定采购时间、数量与质量，制定出入库、移库、盘库策略等）。但为了支持前台的业务，它在技术上变得更开放，以便与e-Procurement更好地实现对接，如引入了Web和更加灵活易用的接口技术等；在业务处理上也逐渐向互联网靠拢，并更多地利用业务数据来支持采购业务的商务智能分析与优化。

　　管理采购前台业务运营的e-Procurement随着互联网的迅猛发展，在上世纪末取得了很大的进展，著名研究机构 Aberdeen Group 在1999年的一篇研究报告中证实，实施了电子采购企业的产品成本下降了5% - 15%、业务处理成本减少了70% 、整个业务周期缩短了50 - 70 %。它在这一阶段的应用主要是在供求信息的发布，所需资源的搜寻，交易的撮合，询价报价，洽谈协商，招投标管理，合同签订，订单状态查询与跟踪，相关业务信息的查询，以及所有业务的数据交换、存储与文档管理等。它加快了采购业务的速度和提高了效率，降低了采购成本，扩大了采购范围，将使企业的业务流程发生了巨变，原来必须在物质世界里完成的工作现在可以诉诸于网络上实现，为企业和社会带来了巨大的价值。