国际贸易中的法律风险防范与争议解决

     因此，应当妥善保存双方往来函电，不管是信件、传真还是电子邮件，甚至是即时通讯记录。通常人们在保存对方发来的文件方面做的比较好，但是在保存己方发出的文件方面却常常出现混乱和缺失，因为人们经常会忘记在寄出文件原件时复制一份副本留档，尤其是当认为某封信件并不很重要时。但是，当时认为不重要的文件，事后可能发现对证明事件过程很重要。在使用电子邮件进行通讯时，人们常常会为某个项目或交易对手设置一个专门的收件文件夹，收存所接收到的有关邮件，但很少为发出的邮件设置专门文件夹，致使发出的邮件淹没于庞杂的其他发出邮件中，很难查询，随着电脑或人员的更换，就容易出现邮件丢失。

     只要认识到其重要性，以上问题并不难以解决。需要提醒的是，除了保存往来函电外，还要保存发出文件的证据。如果发出的是信件，要通过专递发送，并保存快递公司签收的发件单，最好还要求快递公司返回送达回证，与文件副本一同装订留档。 如果发出的是传真，则要保存传真机打印出的发送成功回执。如果发送的是电子邮件，要将邮件系统设置成索要阅读回执，并将该回执保存。更为有效的做法是，给每封发出函电都注明日期和事由，并在交往初期就要求对方在回复己方的函电时都注明其所针对的己方函电的日期和事由，这样只要己方出示收到的对方函电，就能证明自己发出过某件函电。对于电子邮件往来，要求对方回复时自动包含己方邮件。另外，在保存电子文档时，要给每个文件名都加注日期，并将该日期作为文件名的开始，以便按时间顺序保存文件，便于查询。

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